BDO TAX & LEGAL

Het UBO-register: in 5 stappen naar een correcte registratie

Download onze brochure

BDO maakte samen met het VBO en de Algemene Administratie van de Thesaurie een interessante brochure over “In 5 stappen naar een correcte registratie” die u hier kan downloaden.

 
 
 
 
 

Meest gestelde vragen

  1. De wet legt aan alle in België opgerichte vennootschappen alsook aan in België werkzame (i)vzw’s, maatschap en stichtingen (evenals trusts, fiducie of andere gelijkaardige constructies) de verplichting op om:
    • adequate, juiste en actuele informatie te verzamelen over hun uiteindelijke begunstigden, alsmede gedetailleerde gegevens over de economische belangen die zij bezitten, te verzamelen en te bewaren;
    • deze informatie door te sturen naar het UBO-register;
    • hun uiteindelijke begunstigden op de hoogte te stellen (in het kader van de regelgeving inzake de verwerking van persoonsgegevens).
  2. In de praktijk moet het leidinggevend orgaan van deze rechtspersonen (bestuurders, zaakvoerders, enz.) ervoor zorgen dat deze verplichtingen worden nagekomen.

Voor vennootschappen worden als uiteindelijk begunstigde beschouwd:

  1. de natuurlijke persoon of personen die rechtstreeks of onrechtstreeks een toereikend percentage van de stemrechten of een toereikende deelneming in het kapitaal van die vennootschap bezit, onder meer door middel van aandelen aan toonder; het bezit door een natuurlijke persoon van meer dan 25% van de stemrechten of meer dan 25% van de aandelen of in het kapitaal van de vennootschap is een indicatie van een toereikend percentage van de stemrechten of van voldoende rechtstreekse participatie. In het geval van onrechtstreekse controle is het percentage dat in aanmerking moet worden genomen het gewogen percentage;
  2. de natuurlijke persoon (of personen) die via andere kanalen zeggenschap over de vennootschap uitoefent (aandeelhoudersovereenkomst, recht om leden van de raad van bestuur te benoemen, vetorecht, enz.);
  3. de natuurlijke persoon (of personen) die behoren tot het hoger leidinggevend personeel, indien na uitputting van alle middelen en op voorwaarde dat er geen reden is voor verdenking, geen van de bedoelde personen is geïdentificeerd of als het niet zeker is dat de geïdentificeerde persoon of personen de uiteindelijke begunstigden zijn. In het geval van een restcategorie moet de identificatie van deze uiteindelijk begunstigde voldoende worden gedocumenteerd en onderbouwd (bv. stappen die worden ondernomen om de eerste twee categorieën te identificeren, die het resultaat zijn van het uitgevoerde onderzoek, enz.)

Voor de (i)vzw of stichtingen worden beschouwd als uiteindelijk begunstigden:

  1. de leden van de raad van bestuur;
  2. de personen die gemachtigd zijn de (i)vzw te vertegenwoordigen;
  3. de personen belast met het dagelijks bestuur van de (i)vzw of stichting;
  4. de stichters van een stichting;
  5. de natuurlijke personen of, wanneer deze personen nog niet werden aangeduid, de categorie van natuurlijke personen in wier hoofdzakelijke belang de (i)vzw of stichting werd opgericht of werkzaam is;
  6. elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijk zeggenschap over de (i)vzw of stichting uitoefent.

De volgende informatie moet worden verstrekt over elke uiteindelijk begunstigde van een vennootschap, vereniging zonder winstoogmerk, ivzw of stichting:

  1. familienaam en voornaam;
  2. geboortedatum;
  3. nationaliteit(en);
  4. volledig adres van verblijf;
  5. de datum waarop de persoon een uiteindelijk begunstigde werd van de betrokken rechtspersoon;
  6. identificatienummer in het rijksregister van natuurlijke personen of de Kruispuntbank van de sociale zekerheid en, in voorkomend geval, een soortgelijk identificatienummer dat wordt gegeven door de staat waar de persoon woonachtig is of waarvan hij onderdaan is;
  7. de categorie(ën) van uiteindelijke begunstigde waartoe de persoon behoort;
  8. of het gaat om een alleenstaande of gegroepeerde uiteindelijke begunstigde.

Daarnaast moet de volgende aanvullende informatie worden verstrekt voor elke uiteindelijk begunstigde van een vennootschap:

  1. of het gaat over een rechtstreekse of onrechtstreekse uiteindelijk begunstigde;
  2. als het om een onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde gaat, het aantal tussenpersonen en ook, voor elk van hen, de volledige identificatiegegevens (met minstens de naam, de datum van oprichting, de handelsnaam, de rechtsvorm, het adres van de maatschappelijke zetel en zijn ondernemingsnummer, en, in voorkomend geval, elk ander vergelijkbaar identificatiemiddel dat wordt afgeleverd door de staat waarin de tussenpersoon is geregistreerd);
  3. de omvang van het uiteindelijke belang in de vennootschap (dat wil zeggen het percentage aandelen of stemrechten, dat moet worden gewogen in het geval van een onrechtstreekse begunstigde eigenaar).

De informatie betreffende de uiteindelijk begunstigden moet worden gecommuniceerd aan het UBO-register via het online portaal MyMinFin of MyMinFin Pro.

  1. De bestuurders of zaakvoerders van de betrokken juridische entiteit (vennootschap, vzw, enz.) zijn niet verplicht zelf de nodige informatie aangaande de uiteindelijk begunstigde mee te delen aan het UBO register.
  2. Twee opties zijn mogelijk:
    • zij kunnen een intern mandaat (of “Role Management Administration” – “RMA”) geven aan een persoon binnen hun vennootschap (of vzw, enz.) om deze formaliteiten uit te voeren.
    • men kan een extern mandaat verlenen aan een derde (bv. boekhouder, belastingadviseur, enz.).
  3. BDO kan u hierbij desgewenst assisteren. Mogen wij u in voorkomend geval verzoeken uw accountmanager te willen contacteren.
  1. U hebt tijd tot 30 september 2019 om uw uiteindelijke begunstigden voor de eerste keer te registeren.
  2. Vervolgens moet deze informatie minstens één keer per jaar worden bijgewerkt, waarbij wordt gespecificeerd dat de bestuursorganen (bestuurders, zaakvoerders, enz.) alle informatie met betrekking tot uiteindelijk begunstigden moeten doorgeven aan het UBO-register binnen een periode van één maand na de datum waarop deze bekend of gewijzigd zijn.
  1. Er kunnen twee soorten sancties worden opgelegd aan de personen die verantwoordelijk zijn voor het management van de entiteit (voornamelijk de bestuurders, zaakvoerders en leden van het directiecomité) in geval van niet-naleving van deze verplichtingen:
    • een administratieve boete van EUR 250 tot EUR 50.000;
    • een strafrechtelijke boete van EUR 50 tot EUR 5.000 EUR (te vermenigvuldigen met extra opcentiemen, d.w.z. een boete van EUR 400 tot EUR 40.000).
  1. De gegevens van het UBO-register met betrekking tot vennootschappen zijn toegankelijk voor:
    • De bevoegde autoriteiten (met name de fiscale administratie)
    • vennootschappen en natuurlijke personen die deze informatie nodig hebben om hun verplichtingen op het gebied van waakzaamheid ten aanzien van hun klanten (banken, advocaten, notarissen, accountants, enz.) na te kunnen komen;
    • het grote publiek, waarbij wordt gespecificeerd dat deze personen alleen toegang zullen hebben tot bepaalde informatie betreffende uiteindelijk begunstigden (met name niet hun woonplaats of hun identificatienummer in het rijksregister van natuurlijke personen of bij de Kruispuntbank voor Sociale Zekerheid).
  2. De gegevens van het UBO-register met betrekking tot de uiteindelijke begunstigden van (i)vzw en stichtingen (evenals trusts en fiducie) zijn ook toegankelijk voor de bevoegde autoriteiten en voor de vennootschappen en personen als bedoeld in het vorige punt. Het grote publiek heeft er echter geen toegang toe, maar sommige informatie is toegankelijk voor:
    • elke andere persoon of organisatie die een legitiem belang aantoont;
    • elke andere persoon die een schriftelijke aanvraag bij de Administratie van de Thesaurie indient voor de (i)vzw en de stichtingen (evenals de trusts en fiducies) die een vennootschap, (i)vzw of stichting controleren.
  3. In uitzonderlijke gevallen kan de Administratie van de Thesaurie, op vraag van een uiteindelijk begunstigde, de toegang tot een deel of het geheel van de informatie inzake het UBO-register weigeren.

Meer weten over UBO?

Raadpleeg onze brochure “Het UBO-register: in 5 stappen naar een correcte registratie”.

Hulp nodig bij registratie?

Wij helpen u graag verder bij het vervullen van deze formaliteit. Wenst u bijstand bij het vervullen van deze verplichting, laat het ons weten.