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Registre UBO : 5 étapes pour un enregistrement correct

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En collaboration avec la FEB et l’Administration générale de la Trésorerie, BDO a établi une brochure intéressante concernant le nouveau registre UBO. Pour la télécharger, nous vous invitons à compléter le formulaire ci-dessous. 

 
 
 
 
 

FAQ

  1. La loi impose à toutes les sociétés établies en Belgique, aux A(I)SBL, sociétés de droit commun et fondations exerçant des activités en Belgique, ainsi qu’aux trusts, fiducies et autres constructions juridiques similaires l’obligation :
    • de recueillir et de conserver des informations adéquates, exactes et actuelles sur les personnes qui sont leurs bénéficiaires effectifs ainsi que des données détaillées sur les intérêts économiques détenus par ceux-ci ;
    • de transmettre ces informations au registre UBO ; et
    • d’en informer leurs bénéficiaires effectifs (dans le cadre de la réglementation en matière de traitement de données à caractère personnel).
  2. En pratique, il appartiendra à l’organe de gestion de ces entités juridiques (administrateurs, gérants, etc.) de veiller au respect de ces obligations.

Pour les sociétés, sont considérés comme bénéficiaires effectifs :

  1. la ou les personnes physiques qui possèdent, directement ou indirectement, un pourcentage suffisant de droits de vote ou une participation suffisante dans le capital de cette société, y compris au moyen d’actions au porteur. La possession par une personne physique de plus de 25% des droits de vote ou de plus de 25% des actions ou du capital de la société est un indice de pourcentage suffisant de droits de vote ou de participation directe suffisante. En cas de contrôle indirect, le pourcentage à prendre en considération est le pourcentage pondéré ;
  2. la ou les personnes physiques qui exercent le contrôle de cette société par d’autres moyens (pacte d’actionnaires, droit de nommer les membres du conseil d’administration, droit de véto, etc.) ;
  3. la ou les personnes physiques qui occupent la position de dirigeant principal, si, après avoir épuisé tous les moyens possibles, et pour autant qu’il n’y ait pas de motif de suspicion, aucune des personnes visées ci-dessus n’est identifiée, ou s’il n’est pas certain que la ou les personnes identifiées soient les bénéficiaires effectifs. S’agissant d’une catégorie résiduelle, l’identification d’un tel bénéficiaire effectif doit être dûment documentée et fondée (démarches entreprises pour l’identification des deux premières catégories, issue des recherches effectuées, etc.).

Pour les ASBL, les AISBL et les fondations, sont considérés comme bénéficiaires effectifs :

  1. les administrateurs ;
  2. les personnes qui sont habilitées à représenter l’association ;
  3. les personnes chargées de la gestion journalière de l’A(I)SBL ou de la fondation ;
  4. les fondateurs d’une fondation ;
  5. les personnes physiques ou, lorsque ces personnes n’ont pas encore été désignées, la catégorie de personnes physiques dans l’intérêt principal desquelles l’A(I)SBL ou la fondation a été constituée ou opère ;
  6. toute autre personne physique exerçant par d’autres moyens le contrôle en dernier ressort sur l’A(I)SBL ou la fondation.

Les informations suivantes doivent être communiquées concernant chaque bénéficiaire effectif de toute société, A(I)SBL ou fondation :

  1. nom et prénom ;
  2. date de naissance ;
  3. nationalité(s) ;
  4. adresse complète de résidence ;
  5. date à laquelle la personne est devenue un bénéficiaire effectif de l’entité juridique concernée ;
  6. numéro d’identification au Registre national des personnes physiques ou à la Banque-carrefour de la sécurité sociale et, le cas échéant, tout identifiant similaire donné par l’Etat où la personne réside ou dont elle est ressortissante ;
  7. la ou les catégories de bénéficiaires effectifs dont la personne relève ;
  8. qu’il s’agisse d’un bénéficiaire effectif isolé ou groupé.

En outre, les informations complémentaires suivantes doivent être fournies pour chaque bénéficiaire effectif d’une société :

  1. s’il s’agit d’un bénéficiaire effectif direct ou indirect ;
  2. lorsqu’il s’agit d’un bénéficiaire effectif indirect, le nombre d’intermédiaires ainsi que pour chacun d’eux, son identification complète (incluant au moins la dénomination, la date de constitution, la raison sociale, la forme juridique, l’adresse de son siège social et son numéro d’entreprise, et, le cas échéant, tout autre identifiant similaire délivré par l’Etat dans lequel l’intermédiaire est enregistré) ;
  3. l’étendue de l’intérêt effectif détenu dans la société (à savoir notamment le pourcentage d’actions ou de droits de vote, lequel doit être établi de manière pondérée lorsqu’il s’agit d’un bénéficiaire effectif indirect).

La communication des informations au registre UBO se fait exclusivement via le portail en ligne MyMinFin ou MyMinFin Pro.

  1. Les administrateurs ou les gérants de l’entité juridique concernée (société, ASBL, etc.) ne doivent pas nécessairement communiquer eux-mêmes les informations relatives aux bénéficiaires effectifs au registre UBO.
  2. Ils disposent de deux possibilités :
    • ils peuvent donner un mandat interne (ou « Role Management Administration » – « RMA ») à une personne au sein de leur société (ou ASBL, etc.) pour effectuer ces formalités ; ou
    • ils peuvent donner un mandat externe à un tiers (expert-comptable, conseiller fiscal, etc.) pour accomplir celles-ci.
  3. BDO peut vous assister si vous le souhaitez. Si tel est le cas, veuillez vous adresser à votre account manager.
  1. Les informations relatives aux bénéficiaires effectifs doivent être communiquées pour la première fois au registre UBO, au plus tard le 30 septembre 2019.
  2. Par la suite, ces informations devront être mises à jour au moins une fois par an, étant précisé que les organes de gestion (administrateurs, gérants, etc.) sont tenus de transmettre au registre UBO toute information relative aux bénéficiaires effectifs dans un délai d’un mois à compter de la date à laquelle celles-ci sont connues ou modifiées.

En cas de non-respect des dispositions concernant l’identification et la communication des informations relatives aux bénéficiaires effectifs, les organes de gestion (administrateurs, gérants, membres du comité de direction, etc.) des entités juridiques concernées s’exposent à deux types de sanctions :

  • une amende administrative comprise entre 250 EUR et 50.000 EUR ; et
  • une amende pénale comprise entre 50 EUR et 5.000 EUR (à multiplier par les décimes additionnels, soit une amende comprise entre 400 EUR et 40.000 EUR).
  1. Les données du registre UBO relatives aux bénéficiaires effectifs de sociétés seront accessibles :
    • aux autorités compétentes (notamment l’administration fiscale) ;
    • aux sociétés et personnes physiques qui doivent connaître ces informations afin d’être en mesure de respecter leurs obligations en matière de vigilance à l’égard de leur clientèle (banques, avocats, notaires, experts-comptables, etc.) ; et
    • à tout membre du grand public, étant précisé que ces personnes n’auront accès qu’à certaines informations concernant les bénéficiaires effectifs (et notamment pas à leur adresse de résidence ni à leur numéro d’identification au Registre national des personnes physiques ou à la Banque-carrefour de la sécurité sociale).
  2. Les données du registre UBO relatives aux bénéficiaires effectifs d’A(I)SBL et de fondations (ainsi que de trusts et de fiducies) seront également accessibles aux autorités compétentes et aux sociétés et personnes physiques. En revanche, les membres du grand public n’y auront pas accès, mais certaines informations seront accessibles :
    • à toute personne ou organisation démontrant un intérêt légitime ; et
    • à toute personne qui introduit une demande écrite à l’Administration de la Trésorerie, pour les A(I)SBL et les fondations (ainsi que les trusts et les fiducies) qui contrôlent une société, une A(I)SBL ou une fondation.
  3. Dans des cas exceptionnels, l’Administration de la Trésorerie peut, à la demande d’un bénéficiaire effectif, limiter l’accès à tout ou partie des informations la concernant dans le registre UBO.

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